Processus d’hébergement des données de recherche pour du stockage à long terme.

Description

Lorsque vos données auront été transférées sur le serveur NAS RECHERCHE dans votre dossier “default”, deux possibilités s’offrent à vous:

1. Vous pouvez les conserver sous forme de données “chaudes” pour un accès fréquent et faire vos demandes de remboursement auprès de votre agence de financement pour assumer les frais de stockage courant.
2. Vous pouvez les stocker gratuitement à plus long terme sous forme de données “froides” à accès rare pour une période d’environ 10 ans (Long Term Storage – LTS).

Dans les deux cas, vos données “chaudes” ou “froides” devront être organisées sous forme de projets correspondant soit à un fond de financement ou bien une thématique précise.

Cette phase est divisée en plusieurs étapes décrites ci-dessous.

Étape A – Lire les conditions  à remplir pour anticiper le Long Term Storage (LTS)

Responsable Durée
PI 15 minutes

Nous vous recommandons dors et déjà de prendre connaissance des conditions décrites ci-dessous permettant de préserver plus tard vos données sous forme de stockage à long terme afin d’anticiper les étapes ultérieures dès le début de la création de vos dossiers de projets et le tri des données.

Étape B – Tri des données par projet

Responsable Durée
PI / Groupe Variable

Nous vous recommandons de trier vos données par projet associé à un fond de recherche, à une thématique, une publication, etc…. Pour chaque projet, veuillez faire une demande d’ouverture de répertoire de projet sur le serveur NAS RECHERCHE à l’aide de l’application du Centre informatique. Lorsque les dossiers de projet demandés ont été ouverts, déplacez-y vos données triées.

Étape C – Identification des données « chaudes » et « froides »

Responsable Durée
PI variable

Lorsque vos données ont été triées par projet, identifiez vos projets de recherche en cours (données “chaudes”) et vos projets de recherche terminés (données “froides”).

Étape D – Gérer les accès à vos données chaudes (projets en cours)

Responsable Durée
PI 5 minutes

Lorsque les dossiers de projets ont été créés, vous pouvez gérer les accès des collaborateurs de votre groupe à vos données/répertoires de projet. Pour cela, vous devez utiliser l’application du Centre informatique.

Étape E – Stockage à long terme des données « froides » (projets terminés)

Responsable Durée
PI / Uniris / DCSR au min 3-4 semaines

Charactéristiques du Long Term Storage

  1. Gratuité (avec sécurité et backup)
  2. Production obligatoire d’un Readme file (document décrivant le contenu du dataset) + organisation effective des données sous forme projet
  3. Aide dans le processus de description des données FBM par C. Lebrand (UNIRIS) – compter au minimum 7 jours pour la prise de rdv pour aide pratique et 15 jours pour le processus de révision et d’aceptation du readme file finalisé soumis par le chercheur.
  4. Limitation dans le temps de la durée de stockage (au min 10 ans pour données publiées) avec extension possible (1x)
  5. Attention à la volumétrie (sets de données imposants > 10TB)
  6. Accès restreint (nombre d’accès aux data sur LTS limités et sur demandes)

1-PI contact the Ci via the WebApp before creating a new project directory on the Long-Term Storage Platform (LTS).

  • 1. Demande de Stockage long terme: Action du PI sur la home page de l’interface du Ci, le PI demande un passage  sur bandes magnétiques LTS pour une partie de ses données en cliquant sur un bouton « mise sur bande pour du stockage à long terme (LTS) » dans la liste d’actions des demandes listée sur la homepage de l’interface. Ce bouton ouvre un formulaire et pré-rempli un email qui sera envoyer envoyé automatiquement à C. Lebrand via l’adresse  researchdata@unil.ch.
  • 2. Mme Lebrand Cécile à UNIRIS (unité en charge de coordonner la gestion des données de recherche pour l’UNIL) prendra contact avec vous dans les 7 jours et  vous guidera lors du processus de réorganisation et de description de vos données de recherche.
  • La description minimale de votre set de données à sauvegarder est assurée à travers un document explicatif appelé un readme file.
  • Les données de recherche devront être regroupées autour d’un projet donné (correspondance avec un fond de financement, une thématique précise, une publication…). Une aide initiale sous forme personnalisée sera mise à votre disposition afin de prendre connaissance du type de données à stocker et de déterminer avec vous quelle serait la meilleur stratégie d’organisation des répertoires et sous-répertoires à suivre.
  • Pendant ce processus, vous pourrez donner un accès temporaire à vos données stockées sur le DCSR NAS à C. Lebrand via l’interface de la page d’accueil et en utilisant l’adresse e-mail : cecile.lebrand@unil.ch.
  • 3. Réorganiser vos données par sous-répertoires  selon les projets que vous avez définis et nettoyer/éliminer les données obsolètes.
  • 4. La migration s’effectue pour chacun des sets de données ré-organisés par sous-répertoires. Chaque sous-répertoire à faire migrer devra contenir un readme file à sa racine.
  • – Taille: La taille du volume de données dans un répertoire à archiver est libre jusqu’à 5 TB par sous-répertoire dans le répertoire LTS. Pour des volumes plus grands par sous-répertoire, c’est possible, mais le chercheur doit contacter la DCSR pour examiner les contraintes que cela crée sur nos systèmes de stockage. Selon la taille et la quantité de sous répertoires à migrer le même readme file que celui du dataset général avec quelques informations additionnelles propres à chaque répertoire pourra être utiliser. 
  • Règles de nommage des sous-répertoires dans le répertoire LTS:
    1. Longueur du nom de dossier ne doit pas dépasser un maximum 40 caractères suivant les règles ci-dessous
    2. Chiffres de 0-9
    3. Lettres a-z
    4. Lettres A-Z
    5. Trait-d ’union ( – )  OK mais pas au début ni à la fin du nom du répertoire
    6. Souligné ( _ )  OK mais pas au début ni à la fin du nom du répertoire
    7. Pas d’espaces blancs
    8. Ni caractères accentués, ni symboles
  • 5. Remplir le readme file associé à chacun des projets en conséquence en suivant les guideline établies et l’envoyer à Mme Lebrand.
  • 6. Après relecture du readme file (Compter au maximum 15 jours), si les informations sont complètes, Mme Lebrand (UNIRIS) transmettra son avis positif au centre informatique à la DCSR qui pourra exécuter le transfert effectif de vos données ré-organisées dans chacun des sous-répertoires pour du stockage à long terme avec votre readme file intégré à la racine du nouveau stockage.

Étape F -Récupération des données sur plateforme LTS

Responsable Durée
PI / Uniris / DCSR Variable
  1. 1. Effectuer la demande au moins 7 jours en avance
  2. 2. Sur la home page de l’interface du Ci, le PI demande la réupération d’une partie de ses données en cliquant sur un bouton  dans la liste d’actions des demandes listée sur la homepage de l’interface. Ce bouton ouvre un formulaire et pré-rempli un email qui sera envoyer envoyé automatiquement à la DCSR.
  3. 2. Nombre d’accès limité avec possibilité de récupérer des données stockées sur le LTS au moins pendant une période minimale d’un mois.
  4. 3. Demande/ticket officiel via l’adresse helpdesk@unil.ch en indiquant comme objet de l’e-mail «DCSR récupération de données».
  5. 4. Une fois la demande effectuée à la DCSR, le temps de traitement de la demande dépendra de la complexité des données à traiter.

Contact

Liste des personnes à contacter pour obtenir de l’assistance concernant:

  • Utilisation du serveur NAS RECHERCHE:helpdesk@unil.ch
  • Conseil pour la réorganisation des données et métadonnées pour le Stockage à long terme des données froides: C. Lebrand via l’adresse  researchdata@unil.ch. 

Liens

Liste des liens utiles relatifs à la migration des données de recherche

Readme en anglais

les Guidelines.

dir4-5-donnees-rech Traitement et gestion des données de recherche Art 8. Stockage des données de recherche et Art. 9 Facturation pour le stockage des données de recherche

– Formulaire de demande d’accès au serveur NAS RECHERCHE & Gestion des droits